“Una experiencia práctica” desde la perspectiva de la
Fundación Luis Muñoz Marín (FLMM)
Dax A. Collazo
La Fundación Luis Muñoz Marín (FLMM) fue creada en 1980 como organización educativa y cultural sin fines de lucro con el fin de ayudar a construir el porvenir de Puerto Rico, preservando y difundiendo los valores, filosofía y pensamientos de Luis Muñoz Marín y promoviendo su aplicación a la identificación y solución de los problemas principales del país. Actualmente promueve el estudio de la historia contemporánea de Puerto Rico, protege y difunde las manifestaciones culturales que tradicionalmente nos han identificado como pueblo, y estimula la conservación del medio ambiente y los recursos naturales de la Isla. Para llevar a cabo nuestra misión contamos con tres áreas programáticas: El Archivo Histórico; la casa-museo; y el Parque Doña Inés. Además, hemos comenzado la construcción de un nuevo Centro de visitantes donde contaremos con áreas de exhibición permanente e itinerante para brindarle al público que nos visita un entendimiento interdisciplinario de la Historia de Puerto Rico.
Desde su inicio, la FLMM se ha dedicado a adquirir colecciones que ayuden a adelantar y sustentar su misión. La colección comienza a formarse con la donación más grande hasta el momento, la colección de la familia Muñoz-Mendoza, donada en el año 1980 al completarse la compra de la residencia y terreno donde ubica lo que hoy conocemos como predio histórico. Esta primera colección comprende documentos y objetos que se encontraban en el interior de la residencia, la oficina de las secretarias del ex gobernador, el despacho-biblioteca y el rancho. Con el tiempo la colección de la FLMM se ha ido enriqueciendo con colecciones suplementarias, donadas o adquiridas por compra que complementan la colección original.
Otra gran parte de la colección de la FLMM ha sido adquirida por donaciones de individuos. También en parte se ha adquirido por compra y en menor proporción, pero no menos importante, como parte de legados testamentarios como lo es la Colección Teodoro Vidal. Lamentablemente la mayor parte de las donaciones no están completamente documentadas y es por ello que desde el año 2011 se implementó la presente política de adquisiciones como una manera de formalizar las futuras adquisiciones de la institución. Actualmente, se realizan esfuerzos para formalizar las donaciones de manera retroactiva en el caso de aquellas adquisiciones que les falten documentación adecuada para su registro.
Para adelantar la misión y a tenor con las presentes políticas de la FLMM: solo se adquieren colecciones que cumplan con los siguientes criterios:
* Que sean cónsonas con la misión institucional “de ayudar a construir el porvenir de Puerto Rico, preservando y difundiendo los valores, filosofía y pensamientos de Luis Muñoz Marín y promoviendo su aplicación a la identificación y solución de los problemas principales del país”.
* Colecciones cuyos documentos y materiales sean producidos por Luis Muñoz Marín o personas relacionadas como lo fue su esposa Inés María Mendoza, su padre Luis Muñoz Rivera, o su madre Amalia Marín Castilla.
* Que los documentos y materiales estén relacionados a la época que vivió Luis Muñoz Marín (finales del siglo XIX hasta 1980 cuando fallece)
* Que los documentos y materiales guarden relación con los momentos de la participación de Luis Muñoz Marín como servidor público, es decir, en los periodos en que fue Presidente del Senado, Gobernador de Puerto Rico y como Senador por Acumulación.
Actualmente, elementos como tamaño, autenticidad, origen, propiedad y condición son criterios básicos para la selección de documentos o colecciones que serán ingresados al Archivo de la Fundación.
Sin embargo, no podemos, como institución, quedarnos con absolutamente todo lo que nos llega, ya sea por compra o donación. Las limitaciones de espacio, la compra de materiales de conservación preventiva y embalaje adecuado y las horas de trabajo requeridas para incorporar apropiadamente una colección a nuestro Archivo, nos ha obligado a ser lo más prudentes y selectivos posible. Es por esto, que actualmente para el Archivo, la selección documental no es arbitraria. Tenemos ciertos elementos básicos a considerar a la hora de comprar, aceptar y finalmente incorporar una colección.
Es por esto entonces, que hablamos de la “valoración” documental en la institución. Esta consiste, esencialmente, en las reglas del juego para determinar qué documentos finalmente, entran a nuestro archivo. Es el proceso de analizar, y determinar la relevancia del documento para la institución.
La investigación sobre el trasfondo de los documentos o de una colección en vías de adquisición, es para nosotros unos de los elementos preliminares a considerar durante el proceso
de la valoración documental. Es importante aclarar aspectos como la procedencia de los documentos, su creación, mantenimiento, y el contexto dentro del cual se utilizaron durante su vida útil, para así tomar decisiones mas acertadas sobre el valor de los mismos para nuestro Archivo. Al tener siempre como norte, la misión y la visión de la institución, podemos comparar la valoración de determinada colección, con aquellas que se han incorporado anteriormente, o de aquellas que se incorporarán en un futuro, de manera que se crea un marco de referencia y exista una consistencia en la toma de decisiones en cuanto al tipo de colecciones que se incorporan. Documentar el proceso de toma de decisión, también es para nosotros otro elemento importante.
Toda la información que se pueda recopilar de la colección durante este proceso inicial, ya sea por adquisición o donación, será de gran utilidad a la hora de justificar la incorporación de la misma, y para identificar las series que compondrán la descripción en el Archivo una vez se reciba la colección. A través de nuestra experiencia hemos notado que mientras más consistente y documentadas sean las valoraciones de los documentos, mas se convierte en una función estructurada de la institución, y menos dependerá del criterio arbitrario de un individuo.
El próximo paso consiste en la selección; es decir, determinar lo que se ha de conservar y lo que se va a eliminar o descartar. Como consecuencia final de esta valoración y selección de los documentos, está la disposición. Para nuestro Archivo, la disposición no necesariamente implica la destrucción del documento. Se puede disponer de estos ya sea transfiriéndolos a otras instituciones para quienes tiene más relevancia o pertinencia, a instituciones que alberguen documentación del mismo tema, dándole otro uso dentro de nuestra institución, formando parte de una colección educativa, ya sea para talleres sobre el manejo adecuado de los documentos en un Archivo o para adiestramientos con estudiantes o voluntarios.
Aquí, entra una vez más la importancia de las políticas, los acuerdos y la colaboración. Nuestra experiencia ha sido que con estos elementos debidamente implementados, ambas partes, tanto el donante como la institución, tienen en mano las reglas del juego y ambas partes podrán coincidir abiertamente en las decisiones que se toman sobre ella. Se facilita la relación con el donante y se facilitan los acuerdos con otras instituciones. Nuevamente, lo ideal para nosotros es asegurarnos que todos los documentos y materiales aceptados de forma permanente o temporera, tengan el apoyo de una norma, de una documentación adecuada y detallada, que contemple los datos de su procedencia, identificación, cantidad de materiales, estado de conservación en el que se recibe y el uso que se le puede dar a estos materiales luego de la donación.
Como hemos visto, los elementos principales para nuestro Archivo son la identificación y la valoración. Otros elementos importantes que consideramos son los soportes, tipos, volumen o cantidad y la organización o descripción informativa que cubre el contenido de la colección.
Hay que tener en mente que los archivos (sobre todo los históricos) son instrumentos de la administración de la historia, mediante el reflejo de las actividades de la administración documental, y que posteriormente, se transforman en fuentes de investigación histórica. Los archivos históricos como el nuestro custodian los documentos que han sido seleccionados para ser conservados de forma permanente y están destinados a la consulta de usuarios múltiples, que al pasar el tiempo, no han tenido necesariamente alguna relación con su creación o alguna experiencia en su manejo adecuado.
Para lograr un acceso efectivo y seguro a los materiales de nuestras colecciones, hubo que crear, aprobar e implementar políticas de manejo adecuado, políticas de conservación preventiva y de preservación.
En la Fundación Luis Muñoz Marín, como conservación preventiva se entienden aquellas acciones destinadas a prolongar y mantener el mayor tiempo posible los materiales originales, protegiendo su integridad física, cultural y funcional. Estas acciones involucran, fundamentalmente, el respeto al valor del documento o del objeto.
Actualmente, las políticas de conservación preventiva de la FLMM contemplan los siguientes elementos generales:
* En todo momento se velará por la integridad de las colecciones manteniendo su valor como evidencia de la historia social o técnica, o sólo por su valor de interés social.
* Mediante las acciones de conservación preventiva se podrá disminuir el proceso natural de envejecimiento de las colecciones, aplicando métodos adecuados de almacenaje, exhibición y de ser necesario, la restauración.
* Los sistemas de embalaje y almacenaje deberán hacerse con materiales no contaminantes. Los muebles o estantes de depósito deben ser estables y resistentes y de materiales adecuados para las colecciones que contengan.
* Es relevante el mantenimiento preventivo constante de la estructura y de las instalaciones donde se encuentran las colecciones, ya sea en depósito, almacén externo o en exhibición. También estos lugares deben contar con las condiciones ambientales y espacio adecuadas a la naturaleza de los objetos.
La realidad es que, a pesar de estas políticas de conservación preventiva, las diversas colecciones documentales, fotográficas y de objetos tridimensionales en nuestro Archivo, a través de los años, han comenzado a presentar rasgos de deterioro, tales como oxidación generalizada de los documentos, enrollado, en ocasiones dobleces, roturas y desgarres, básicamente, elementos que amenazan directamente la integridad física de los materiales. La presencia de estos rasgos de deterioro, propios de los materiales efímeros en los que se crearon estas colecciones, levantó una voz de alerta y justificó la necesidad inmediata de establecer un plan estratégico sistemático y agresivo de revisión y evaluación de las colecciones, primero para validar que en efecto se encuentran en deterioro y segundo, para desarrollar un plan estratégico de conservación.
Entrando un poco más en detalle, ante esta realidad, nuestras políticas cambiaron dramáticamente y actualmente contemplan un monitoreo continuo y activo de varios elementos esenciales para la estabilidad y conservación de nuestras colecciones. Veamos:
Empezamos por evaluar la presencia de agentes de deterioro en la colección:
1. Agentes químicos que en ocasiones pasan por desapercibidos: como la hidrólisis o la oxidación. La degradación química de los materiales en las colecciones normalmente se acelera con una humedad relativa y temperatura inadecuada, faltas de controles de humedad, luz y contaminación ambiental.
2. Los agentes biológicos como los hongos, insectos y otras plagas las cuales se activan en casi todos los casos nuevamente, por la falta de controles de temperatura y humedad relativa en el ambiente donde se mantienen las colecciones.
Es por esto que nuestras políticas actualmente contemplan un énfasis en la prevención: Evitar humedad excesiva en el ambiente, controlar la humedad relativa en el aire, fomentar la circulación del mismo, responder rápidamente en caso de filtraciones, daños por agua o brotes de hongos. Tenemos que examinar periódicamente las colecciones, limpiar regularmente los filtros de aire y los estantes. Recuerden que hay materiales que absorben y retienen agua más rápidamente que otros, estos son los más vulnerables a los hongos.
3. Manejo de plagas. En el Archivo estamos evaluando constantemente la condición de las nuevas colecciones, antes de incorporarlas al espacio de depósito. Hemos notado que en ocasiones, la fumigación y cuarentena son necesarias ya que de lo contrario, se
perjudicaría el espacio para almacén donde ya tenemos colecciones estables. Hemos desarrollado políticas para un ambiente de colecciones libre de plagas, que no fomente o atraiga elementos externos dañinos a la colección. Políticas que actualmente atienden el consumo de bebidas y alimentos dentro de los espacios, evitan la incorporación de plantas naturales, evitan el uso de fuentes de agua en el interior de los espacios, fomentan una limpieza y aseo adecuado constante, atienden la reparación inmediata de filtraciones, agujeros, contemplan un monitoreo de temperatura y humedad relativa en los espacios para las colecciones, e identificar al personal responsable para su implementación y cómo se dispone de los alimentos en caso de que se habilite un área para su consumo. Elementos tan simples como ¿Cuán a menudo se fumigan los espacios? ¿Cuán a menudo se saca la basura? son esenciales para un espacio libre de plagas.
Luego, atendimos el monitoreo de la iluminación, la calidad de aire, temperatura y humedad relativa en los espacios en el que se depositan las colecciones
Recuerden que todo tipo de luz causa daño. En nuestros depósitos tratamos de evitar una exposición innecesaria o prolongada a la luz ya sea natural o artificial. Se aplican filtros a las bombillas o a los estantes para exhibiciones y controlamos la duración de exposición a la luz con cronómetros o sensores de movimiento.
Como he mencionado anteriormente, otros criterios importantes para nosotros son la humedad relativa y el punto de condensación.
Sin embargo, sabemos que, más allá de mantener unos controles rígidos sobre la temperatura y la humedad relativa, es evitar, pero sobre todo detectar a tiempo, las fluctuaciones drásticas de estos factores en el ambiente, manteniendo la temperatura en +/- 70°F y +/- 55% de humedad relativa.
Fluctuaciones drásticas en estos factores pueden causar daños, en ocasiones irreparables como, craquelado de obras de arte o imágenes (fotografías) por la fluctuación del soporte según la humedad presente en el ambiente, agrietado y resequedad de objetos en madera por no tener suficiente humedad en el aire y la ondulación del papel, entre otros.
También llevamos a cabo un monitoreo constante de la calidad de aire dentro de los espacios de depósito: El polvo, las esporas, las moléculas de ácidos suspendidos en el aire, el ozono, el cloro y otros gases, tanto de fuentes externas como de fuentes internas, con el tiempo, contaminan y aceleran la degradación de los objetos en las colecciones, en ocasiones de manera irreversible. Para manejar esta situación, limitamos la exposición al aire potencialmente contaminado manteniendo sistemas de acondicionadores de aire aislados para los espacios en los que se almacenan las colecciones, se limpian los filtros y ductos de los acondicionadores de aire con frecuencia, y en colaboración con el personal de planta física, se coordina una limpieza regular de los espacios.
Seguimos con el embalaje y almacenamiento adecuado de la colección
¿Qué queremos decir con, “Calidad de archivo”? Esto es un standard que implica que los materiales utilizados son lo suficientemente estables química y estructuralmente para un almacenaje SEGURO a largo plazo y que no impactará la integridad del objeto almacenado
Términos básicos:
“Buffered” (amortiguador): Cualquier material que contiene sustancias alcalinas que le aumentan el pH a 8.5 o más, permitiendo así una mayor capacidad para neutralizar ácidos y contaminantes que liberan en ocasiones los documentos.
Libre de ácido: Material cuyo pH esta entre el 7 al 7.5 al momento de fabricación y puede absorber ácidos liberados por los objetos que lo rodean
Papel libre de lignina: Un papel producido con algodón, lino o pulpa de madera cuya lignina ha sido removida. Este es uno de los materiales el papel que al descomponerse libera acidez
Plásticos: Buscar materiales hechos con polipropileno o polietileno, nunca PVC o vinilo ya que estos plásticos, aun luego de su fabricación, liberan gases dañinos a nuestras colecciones
Muebles o estantes: Preferiblemente de metal. Debemos tener cuidado con aquellos que no tienen la fuerza suficiente para sostener las colecciones, que tengan superficies ásperas, esquinas pronunciadas, laqueados, lubricantes, o materiales que liberan gases como el antes mencionado PVC.
Lugar de almacenamiento: Debe haber un acceso fácil y espacio suficiente para el movimiento de las colecciones. Un espacio donde pueda circular el aire entre y alrededor de las tablillas y estantes, y que estas sean de una altura adecuada para el acceso seguro de los materiales. Los materiales deben estar al menos 4 pulgadas del piso y nunca directamente sobre el mismo. El espacio debe tener los controles de temperatura, humedad relativa y calidad de aire adecuados para al menos evitar fluctuaciones drásticas de estas condiciones básicas, como mencionamos anteriormente.
Almacenamiento de libros: En el Archivo, tratamos de que este sea vertical para tomos de tamaño regular ya que entendemos que estos no deben recostarse en ningún momento. Aquellos que tengan más de 18 pulgadas o que tengan más de pulgada y media de grosor, tratamos de tenerlos acostados. Aquellos que estén en un estado crítico o frágil, los ubicamos contenedores adecuados para ello y fuera de uso regular en la sala de consulta.
Documentos y manuscritos: En el Archivo, sobre todo al momento de organizar una colección nueva, estamos pendientes de tener cuidado con demasiados documentos por cartapacio. Tratamos de que estén completamente verticales para evitar que se doblen con su propio peso dentro de la caja. Removemos todo tipo de objeto de metal como presillas, grapas, “fasteners” (sujetadores) o liguillas. Los que estén demasiado frágiles, nos aseguramos de que estén en su propio cartapacio, dentro de un sobre de Mylar o Melinex. Separamos aquellos documentos muy ácidos de aquellos que no lo son ej. Recortes de prensa o periódicos con un papel barrera que sirva se amortiguador.
Material Fotográfico: Tanto las fotografías como los negativos, cada una en su cartapacio o sobre de Mylar diseñado para fotografías o negativos según sea el caso y cada cartapacio dentro de una caja y siempre utilizamos guantes para el manejo de estos materiales.
Como regla general: tratamos de evitar las liguillas, presillas, grapas, Post-it® notes, pegamentos o etiquetas que no sean de calidad de Archivo.
Por otro lado, cuando hablamos de la Restauración, para la Fundación esto es todo aquel proceso directo conducente a recuperar la imagen del objeto o documento dañado. Aunque nuestra definición suena bastante general, al tratarse de objetos únicos con condiciones particulares, no podemos fijar reglas absolutas para su tratamiento; por eso es indispensable respetar la originalidad, hacer un diagnóstico oportuno y generar una propuesta de tratamiento
caso a caso, tomando en cuenta su consistencia estética, histórica y física. Respetando esta premisa, la acción del restaurador debe tener la mínima intervención posible y siempre dando prioridad al uso de materiales reversibles. El grado de prioridad en restauración no será dado únicamente a base del estado de conservación del objeto o documento en cuestión; sino también por ser parte de una exhibición permanente y/o de una exposición temporal, por el valor estético e histórico del documento en sí mismo, por ser susceptible a traslados, préstamos, entre otros.
En resumen, la valoración es el análisis sobre la historia del creador de los documentos, sus funciones, atribuciones legales, estructura organizacional, proceso de toma de decisiones, procedimientos de creación de documentos, naturaleza, organización y administración de los documentos y cambios ocurridos en el tiempo. Es encontrar los procedimientos de creación, la historia administrativa, la genealogía de la administración y descubrir las actividades que producen los documentos. Esto, junto con políticas debidamente aprobadas e implementadas, determinará lo que se conserva y lo que se elimina y como justificar los recursos que se invierten en ellas. Lo pertinente es seleccionar o guardar, no lo que nos interesa personalmente, sino, aquello pertinente para nuestra institución y para esto, es importante tener unos criterios de selección documental claros, debidamente aprobados e implementados.
Para concluir, Siempre debemos tener en mente el valor que tienen para nuestra cultura los repositorios documentales. Sin embargo, este valor no radica en que estas piezas sean consideradas como intocables “objetos de museo”, sino que los mismos están para ser consultados, evaluados y criticados ya que los mismos tienen una capacidad intrínseca de servir como elementos de aprendizaje y crecimiento. Además, estos documentos u objetos son herramientas para la acción individual y comunitaria en beneficio de futuras generaciones. Las instituciones como la nuestra, que albergan este tipo de colecciones deben tomar todas las medidas a su alcance, para garantizar su acceso tanto a investigadores de todas las edades, desde estudiantes de nivel secundario hasta historiadores y docentes universitarios, así como a toda persona interesada en la historia de Puerto Rico en el presente y en el futuro.
Hasta aquí mi parte, Muchas gracias!
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